Робота над спільними проектами часто потребує одночасного доступу до файлів і документів. Коли мова йде про Excel, стандартні методи часто обмежують можливості співпраці, особливо коли потрібно вносити дані через користувацькі форми (UserForms). Розглянемо, як можна вирішити цю проблему, використовуючи зовнішні бази даних або платформу SharePoint для забезпечення ефективної колективної роботи.

Типова проблема виникає, коли файл Excel зберігається на загальному мережевому диску: хоча декілька користувачів можуть відкрити файл, лише один з них зможе вносити зміни, решта будуть мати доступ лише на читання. Це особливо ускладнює використання динамічно генерованих UserForms для введення даних у спільний документ.

Один з варіантів вирішення – використання зовнішньої бази даних або SharePoint як централізоване сховище даних, що дозволяє керувати спільним доступом та одночасною роботою без обмежень, притаманних Excel.

Інтеграція з базами даних

Використання бази даних, такої як SQL Server, MySQL або SQLite, дозволяє створити надійне та гнучке рішення для колективної роботи. Налаштування включає кілька етапів:

• Створення бази даних із таблицями для зберігання даних, які вносяться через UserForm.
• Розробка механізму з’єднання з базою даних через VBA у Excel, використовуючи об’єктні бібліотеки ADO або DAO.
• Адаптація коду UserForm для забезпечення введення даних безпосередньо в базу даних, з подальшим оновленням цих даних у Excel за необхідності.

Такий підхід забезпечує високий рівень гнучкості та масштабованості, дозволяючи використовувати потужні засоби управління даними, що надаються СУБД, включаючи транзакції, бекапи та відновлення даних.

Використання SharePoint

SharePoint від Microsoft – інший ефективний спосіб організувати колективну роботу над Excel-файлами. Він не тільки дозволяє зберігати файли в централізованому місці з доступом через веб, але й забезпечує версіонування документів та керування правами доступу.

• Збережіть Excel-файл на сайті SharePoint і надайте доступ потрібним користувачам.
• Використовуйте можливості SharePoint для одночасної роботи над файлами, які автоматично синхронізують зміни між користувачами.
• Настройте Excel та UserForm для роботи зі списками SharePoint, якщо потрібно вносити дані безпосередньо в ці списки, замість того, щоб використовувати звичайні таблиці в Excel.

SharePoint також дозволяє використовувати Power Automate для автоматизації процесів роботи з даними, наприклад, для оновлення даних у Excel-файлі на основі змін в списку SharePoint або навпаки.

Переваги та недоліки

Переваги:

• Гнучкість: Можливість використання потужних функцій баз даних та SharePoint для керування даними.
• Масштабованість: Легкість додавання нових користувачів та розширення обсягу даних без втрати продуктивності.
• Безпека: Контроль доступу на рівні записів даних і можливість використання резервного копіювання та відновлення.

Недоліки:

• Складність налаштування: Початкове налаштування може бути складним і вимагати певних знань у галузі баз даних та SharePoint.
• Залежність від інфраструктури: Потреба у доступі до зовнішніх серверів або служб, що може бути обмежене корпоративною політикою.

Вибір між базою даних і SharePoint залежить від специфіки проекту, наявності ресурсів і вимог до безпеки та управління даними. Обидва варіанти пропонують ефективні рішення для колективної роботи над Excel-файлами, забезпечуючи високу продуктивність, безпеку та гнучкість управління даними.